收发邮件，报价，打样，寄样。

邮件：

最好有固定签名，基本包括：你自己英文名，手机号，公司名称，地址，电话，传真，如有需要还可以加上自己的MSN 或SKYPE，便于客户联系你。

报价单：

包括：我方公司信息（如公司名，地址，联系方式，联系人，邮箱等）客户信息；报价时间；产品图片；型号；价格（注意是FOB，CIF，CNF，EXW）；最小订单量（MOQ）；价格有效期；以及双方商定的其他细节。

打样：

一定要问清楚客户的具体要求，颗粒规格，颜色，比例，数量。

做好清晰的样品单，交研发室打样。

寄样品：

给样品编号，贴标签，拍照留底。如果有多余的颗粒，最好能自己留底，如果客户下订单，可以按照留样来做，可以避免出现样品与货物的偏差。

提前确认对方的快递账号，公司名等具体信息，然后打快递公司电话确认是否正确，以便样品能及时寄出。

包装样品除了要起到保护样品以外，尽量注意美观，不要让客户感觉收到一堆垃圾。

2.确认订单做PI

PI 中需包含：公司信息，客户信息，订单编号，订单日期，付款方式，交货期，目的港。

产品图片，型号，颗粒尺寸，联长，单价，总金额，及其他双方确认的细节。

3.做生产订单

按照生产订单模板，一定要精确的填入，产品图片，型号，尺寸，颗粒组合，排贴颗粒数，平方数，印刷平方数，冲压颗粒数，排贴片，检验箱，包装。

生产订单需打印10份：蔡经理，小毛，程经理各一份，车间6份，自己留底一份。

需注意：

A：包装：请写明一箱多少片，用什么箱子，纸箱还是泡沫箱，具体什么尺寸，是否需要重新定做，是否需要彩印。如需重新定做，跟老板娘确认纸箱尺寸，数量和交货期。

B：模版：如果是我们以前没有做过的类型，需要重新做模版要跟老板娘确认，颗粒尺寸，联长，做多少。网片也一样。

C：石材：跟蔡经理确认石材类型，是亮面还是滚磨，尺寸，数量，交货期。

4.跟单

跟单过程除了及时跟踪车间的生产过程外，还要注意以上ABC 三点的进度，及时跟车间各个部门沟通，以便车间安排生产。

同时要跟客户确认好标签和唛头的格式。

一定要及时，准确的把客户的各个要求，传达到车间，甚至是车间的每个部门。

5.订舱

一般客户会有一个指定的交货期，正常的是25-30天，很多客户会在生产过程中不断确认，然后安排船期。

一般我们在货物生产到或者80％的时候，提前跟客户确认船期。

有很多客户是指定货代，这样我们最好把具体的装箱资料发给客户，比如多少托，净重，毛重，体积，便于客户定柜子。

因为各个国家的限重不一样，有的一个小柜只能装17吨，有的就能装到吨，不同的船公司也不一样。所以一定要确认清楚，以免给客户带来才超重费或者其他额外的费用。

6.联系货代，做资料。

如果是指定货代，货代一般会主动与我们联系。

先跟货代说大致货有多少，问清楚他们的费用，如果费用太离谱，可以跟客户要求换货代。

做好托书给货代。

托书包括：发货人信息，收货人信息，发票号，品名，数量，净重，毛重，体积，联系人。

然后跟货代确认装柜时间或是进仓时间。

装柜：一般是开船前3-4天，美国要提前截AMS，所以要提前4天。

进仓：散货的话就是进仓。一般是船开前3-4天。

货代会发进仓单过来，进仓单上有进仓地址和寄资料的地址。

记得及时通知生产部在规定时间内按时把货物送到指定仓库。同时把资料按时寄到指定地点，寄资料是我方付费。

货送到仓库可能会有进仓费50元，和卸货费，要由我司承担，因为这项费用是包括在FOB费用里的。

报关资料：

报关单正本（蓝色的）2份

报关委托书（共3联，白黄粉）1份

（注意上面要该圆形公章和小正方形公司法人章）

核销单（一张连着的，共三联）1份

（上面要盖圆形公章，公章要骑缝，还要盖核销单专用章，

长方形的，一行是数字，一行是我们公司名）

报关单电子版：1份

我们不直接打印正本的报关单，只是提供一份报关单的副本，供货代报关时使用。

装箱单：1份

盖出口专用章，长方形，有公司中文名，英文名和老板名。

发票：1份

盖出口专用章，长方形，有公司中文名，英文名和老板名。

货物说明：1份

盖出口专用章，长方形，有公司中文名，英文名和老板名。

＊如果是广东出货，需要使用合同。

最好多寄2份盖过出口专用章的空白纸。万一报关资料出现问题，货代可以直接修改。

7.质检：

质检可以在生产过程中，或是全部完成后来做。

因为很多种货物不可能同时完成，最好是看哪一种排贴结束了，在检验的时候，我们去检验比较合适。

或者就是等所有货物都生产完了再检验。不过这样的话，要提前跟包装部门说好不要塑封，不要打托，要不然还要把托盘拆掉重新打，很浪费时间和材料。

8.出货

出货时要检验货物包装，标签，唛头是否正确。托盘是否牢固等等。

如果托盘中间有空隙，会打空气袋，防止托盘摆动。

装柜时拍照，柜子里面也要拍，万一货物在运输过程中出现了问题，或是到达目的地后托盘损坏等等我们也有据可依。

关上柜门后也要拍照，拍清楚柜号，也要拍锁，拍清楚锁号。

货柜车有时候会装两个柜子，我们的柜子一定要放在车尾，方便装货。

货柜司机会带装箱单和锁过来，装箱单上的货物资料一般都已经填好，需要核对数字是否准确。

我们需要填写的是货柜的柜号，有时候货代也会填好，一定要核对。

9.确认提单及电放保函

出货后，货代会先传一份提单草稿给我们确认，确认时要注意，收货人，发货人，重量体积是否正确。也可以把提单发给客户确认。然后签字盖章后传真／扫描给货代。

提前跟客户确认提单是正本还是电放。

正本：提单3正3附。装箱单，发票各3份，盖出口专用章，长方形。

电放：将提单，箱单和发票扫描给客户。

货代一般是付款买单，就是我们先要付掉操作费，报关费等费用，付款的水单传给货代，然后货代才会把提单正本寄过来，或是安排电放。

10.货物跟踪

除了跟踪确认船什么时间到港外，等客户收到货物，还要发邮件确认是否一切顺利，客户对我们的货物或是服务有什么意见或建议，以便下次更好的合作。

以上流程为我公司外贸部的基本操作流程，有不完善处，希望大家可以及时提出，我们一起补充，把各个流程更加细化，方便新同事的工作。

外贸工作除了熟悉以上工作流程外，具体的还需要大家的细心，用心，耐心，能够站在客户的立场上考虑问题，取得客户的信任。

关于怎样开发新客户，就不在赘述，关键是要坚持广撒网，勤更新，付出总有回报。这个过程是痛苦的，可能你几个月都没有订单，但是一定要坚持。客户定会在下一步等你。

开发新客户固然辛苦和困难，但是更困难，更有挑战性的还是维护客户。怎样能够使客户与我们有长期的稳定的合作才是最重要的。正常的客户一般要在2-3年时间才会慢慢增加订单，所以不要急于求成，不要催着客户下订单。等到他觉得他已经足够信任我们的时候，自然会增加订单。

还有一些已经存在的客户资源，但是很少联系的。这些也要勤联系，平时可以发一下问候的邮件，或是新产品信息，提高曝光率。对于那些能回复我们邮件的客户，一定要重点跟踪。

大家平时也可以多跟老的外贸业务员交流，多浏览一些外贸网站和论坛。看看别人的外贸路，里面也有一些很实用的外贸技巧，希望你能找到适合自己的。